Como o e-mail corporativo traz mais credibilidade para a empresa?

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Embora as redes sociais tenham assumido um papel de protagonismo na comunicação pessoal e corporativa, o e-mail segue sendo o principal meio utilizado para o envio de mensagens mais formais e para campanhas específicas de e-mail marketing. 

Um movimento bastante executado por empresas de todos os portes é a migração dos e-mails genéricos para os personalizados — aqueles que utilizam o nome da corporação como base e não empresas como Gmail ou Yahoo. Essa mudança acontece em um momento em que há uma maior demanda por comunicações mais confiáveis e profissionais, em um momento em que os golpes via e-mail tendem a crescer.

Neste post, vamos entender o que é e quais são os benefícios práticos da adoção de um e-mail corporativo personalizado e como adquiri-lo. Confira!

O que é o e-mail corporativo?

O e-mail corporativo tem duas diferenças principais em relação ao e-mail pessoal, que pode ser criado de forma gratuita, via Gmail. Outlook, Yahoo, entre outros. A primeira grande diferença está no endereço. 

Enquanto nos e-mails gratuitos você estará sempre atrelado ao domínio de uma grande corporação, como em “jose@yahoo.com” ou “jose@gmail.com”, no endereço corporativo é possível personalizar o endereço, utilizando o domínio com o nome da sua empresa — “jose@suaempresa.com”. 

Dessa maneira, o endereço estará atrelado a sua marca, e você poderá criar inúmeras contar a partir de um único domínio, como por exemplo:

  • marketing@suaempresa.com;
  • rh@suaempresa.com;
  • atendimento@suaempresa.com;
  • entre outros.

Outra vantagem de contar com um e mail profissional é a possibilidade de contar com um ambiente desenvolvido para lidar com mensagens corporativas, que podem trazer mais recursos, como backups, ferramentas analíticas — para a criação de métricas e indicadores — ferramentas que automatizam em facilitem a execução de estratégias de e-mail marketing, além da possibilidade de integração com CRM e ERP.

Por que é importante ter um e-mail corporativo personalizado?

Os benefícios de utilizar um e-mail corporativo personalizado são inúmeros e variam de provedor para provedor, mas há algumas vantagens que são universais e beneficiam as empresas independentemente de qual provedor ou plano escolher.

Para que você entenda de fato a importância de contar com um e-mail corporativo, neste tópico apresentamos 4 benefícios práticos que a adoção de um endereço personalizado pode trazer para a sua empresa. Confira!

Transmite confiança para o cliente

O e-mail é uma ferramenta muito utilizada por criminosos virtuais, que aplicam os mais diversos tipos de golpes. Nesse cenário, usar e-mails genéricos pode fazer com que suas estratégias de e-mail institucionais sejam rejeitadas e parem na caixa de spam. 

Quando a empresa utiliza um e-mail corporativo personalizado, transmite uma maior seriedade e tem uma maior possibilidade de conquistar a confiança dos clientes, aumentando as suas chances de alcançar os objetivos.

Aumenta a credibilidade da empresa

Empresas não trocam e-mails apenas com clientes, há troca de mensagens com outras empresas — fornecedores e parceiros — e com órgãos públicos. Nesse cenário, para que a corporação passe uma imagem com credibilidade, é importante que ela se mostre organizada e profissionalizada em todos os sentidos. 

A utilização de um e-mail corporativo personalizado contribui para esse aumento de credibilidade, pois a utilização de e-mails genéricos pode transmitir um certo amadorismo.

Contribui para a construção da identidade de marca

A construção de uma boa identidade de marca reforça a autoridade de uma empresa em seu segmento. Ao utilizar domínios genéricos como “empresa@gmail.com” ou “empresa@yahoo.com”, além de despertar desconfiança de alguns clientes, você estará promovendo o domínio de terceiros, quando poderia estar aproveitando para fixar ainda mais a sua marca.

O e-mail personalizado permitirá não apenas que você possa usar o nome de sua empresa no endereço de e-mail como dará aos colaboradores uma sensação de pertencimento. Em vez de “jose@gmail.com”, ele usará “jose@suaempresa.com”. Se todos os colaboradores e setores da empresa passarem a utilizar o e-mail corporativo personalizado, a sua identificação de marca será lembrada a cada e-mail enviado.

Ajuda na organização dos dados

Para os proprietários de médias e pequenas empresas nem sempre é fácil separar as tarefas da vida pessoal da vida profissional e isso pode acabar trazendo impactos negativos, como a desorganização, perda de documentos entre outros. 

Ao trabalhar com e-mail corporativo, direcionado apenas para assuntos relacionados à empresa, o profissional poderá deixar o seu e-mail pessoal livre para outros assuntos. Você saberá exatamente onde está o que precisa, sem se perder em caixas de entradas cheias com os mais diversos tipos de mensagens. 

Além disso, há uma redução no risco de vazamentos de dados sigilosos, já que temos o hábito de deixarmos os nossos e-mails pessoais abertos em nossas máquinas e dispositivos móveis particulares.

O que é necessário para ter um e-mail corporativo na empresa?

Para criar uma conta de e-mail corporativo a primeira coisa que você deve criar é um domínio próprio. Este domínio pode ser obtido por meio de um provedor de hospedagem que disponibilizará as contas de e-mail que você utilizará diretamente, ou no site de registro de domínios brasileiros Registro.br

A escolha do provedor de hospedagem deverá ser feita com base nas necessidades de sua empresa e nos serviços digitais que vocês desejam contar. Entre os principais pontos que você deverá analisar na hora de escolher o seu provedor de e-mail corporativo, podemos destacar:

  • o número de contas de e-mail disponibilizada pelos planos;
  • o armazenamento disponibilizado;
  • a efetividade dos filtros de spams, para evitar o recebimento de mensagens indesejáveis na caixa de entrada;
  • quesitos de segurança, como os padrões do SPF (Sender Policy Framework) e DMARC (Autenticação de mensagem baseada em domínio, relatórios e conformidade);
  • disponibilidade e eficiência da equipe de suporte, para que você não fique sem apoio na hora que mais necessita.

 Entre os principais provedores de e-mail corporativo, podemos destacar:

Office 365

Com o Office 365, serviço da Microsoft, o usuário pode criar e personalizar seu e-mail corporativo, com endereço próprio e gerenciá-lo por meio de uma interface intuitiva, com suporte da equipe Microsoft e 1 Tb de armazenamento no OneDrive.

GoDaddy

Um dos maiores provedores de hospedagens do mundo, a GoDaddy tem como diferencial o e-mail workplace, que disponibiliza 100MB em seu plano gratuito, além dos planos pagos que possibilitam o aumento no armazenamento e em outros recursos.

Google Workspace

A plataforma do Google é uma das mais completas quando pensamos em e-mail corporativo que integra o serviço de e-mail com as demais aplicações da empresa. Com o Google Workspace, o usuário pode fazer a personalização do e-mail diretamente na plataforma e ter acesso a uma gama de recursos para otimizar o gerenciamento.

Zoho Mail

Assim como o Google Docs e o Office 365, a Zoho reúne uma suíte de aplicativos corporativos para otimizar a produtividade das empresas. Os seus planos de e-mail apresentam anti-spam eficiente e bom armazenamento. Um dos benefícios do Zoho é que as pequenas empresas podem ter o seu e-mail personalizado com hospedagem gratuita, limitada a 5 contas.

Esperamos que, após a leitura deste post, você tenha entendido a importância do e-mail corporativo para a identidade digital de uma empresa. Os clientes estão cada vez mais participativos e exigentes e cabe às empresas se posicionarem de maneira transparente e confiável nas trocas de dados e mensagens com esses consumidores.

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