Escritório remoto: como a tecnologia pode aumentar a produtividade?

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O escritório remoto ficou bastante conhecido em virtude da pandemia de Covid-19. Dado que as pessoas tiveram de se isolar para evitar o contágio pelo vírus, muitas empresas precisaram se readaptar, de modo que seus colaboradores pudessem trabalhar em casa.

Aquelas companhias que já adotavam o home office antes de 2020 não tiveram dificuldades; outras, no entanto, não estavam devidamente preparadas para esse novo cenário. Isso porque, apesar de a transformação digital ter avançado no meio corporativo, ainda são muitos os que resistem a ela. O receio de o colaborador não render em casa o que rendia no escritório é uma das principais objeções nesse sentido.

Neste texto, vamos mostrar como a tecnologia pode se mostrar benéfica no contexto do escritório remoto, apresentando alguns aplicativos que podem ser usados para aumentar a produtividade do time. Boa leitura!

O que é um escritório remoto?

O escritório remoto consiste na possibilidade de trabalhar em qualquer lugar, desde que se possa acessar documentos da empresa de forma fácil. Para melhorar essa definição, podemos ainda dizer que trabalhar remotamente deve promover uma experiência o mais próxima possível do escritório físico.

Na prática, em vez de os arquivos e programas estarem armazenados nos servidores da empresa, eles estão agora na nuvem. Dessa forma, profissionais da mesma equipe podem acessar documentos e se comunicar sobre assuntos da empresa, mesmo distantes um do outro.

Escritório remoto e produtividade

Retomando o que falamos no início, é fato que muitos gestores ainda resistem a modelos de trabalho como o escritório remoto.

Mesmo empresas gigantes continuam estão investindo no aluguel de espaços, principalmente a Amazon e o Facebook. Uma das justificativas é o fato de que a colaboração presencial ajuda a fortalecer a cultura organizacional, além de incentivar a criatividade e inovação dos colaboradores.

No entanto, trabalhar remotamente faz com que o colaborador não precise se deslocar, pegar trânsito e correr riscos ao longo do caminho. Apenas essa mudança já contribui bastante para que ele seja mais produtivo, dado que tende a reduzir custos de deslocamento e estresse, que afeta diretamente sua saúde e performance.

Como a tecnologia pode auxiliar a produtividade e colaboração remota?

A tecnologia gera impactos significativos na produtividade do escritório remoto. A seguir, veja os principais motivos que justificam essa afirmação.

Otimização do tempo

Não é só o tempo de deslocamento que o colaborador reduz trabalhando em escritório remoto. É muito comum haver reuniões presenciais na empresa, e quando elas atrasam ou não são muito produtivas, por exemplo, acabam prejudicando o andamento de alguma tarefa de caráter urgente.

No home office, portanto, há uma tendência para o profissional ser menos interrompido, principalmente quando lida com uma boa tecnologia, possibilitando a comunicação a distância e o acesso a documentos em nuvem.

Agilidade nos processos

A tecnologia colabora para tornar os processos mais ágeis e automatizados. Por consequência, os erros e retrabalhos passam a ser menores, trazendo benefícios a todos — inclusive aos clientes.

Aquelas rotinas mais repetitivas podem ser delegadas ao software, de modo que o colaborador tem um ganho expressivo de tempo e produtividade no trabalho remoto.

Aumento da segurança

Dado que a computação em nuvem viabiliza o trabalho remoto, a segurança da informação é um dos principais benefícios nesse sentido.

Mesmo que os arquivos e documentos estejam em um servidor externo, existem meios de protegê-los além de senhas fortes, como o uso de criptografia. Portanto, ainda que a companhia tenha de lidar com um volume crescente de dados, a nuvem fará com que eles fiquem seguros e livres de invasão.

Melhora da comunicação

Antes da crise sanitária, era difícil para algumas empresas promover a comunicação entre colaboradores fora do escritório. Hoje, no entanto, isso é totalmente possível, visto que a computação em nuvem também facilita a comunicação mobile.

Mesmo que o profissional esteja fora do escritório físico e sem um computador disponível, ele poderá usar o celular para acessar relatório ou iniciar chamadas de vídeo com outros colaboradores, por exemplo.

Quais aplicativos corporativos ajudam a melhorar a produtividade remota?

A seguir, separamos para você uma lista com os principais aplicativos que ajudarão a aumentar a produtividade no escritório remoto. Acompanhe!

Teams

É uma solução da Microsoft que contém inúmeras funcionalidades para promover a comunicação e a colaboração entre equipes. Dentre elas, podemos citar videoconferências e a capacidade de acessar e editar documentos do Office na própria ferramenta.

Existe também a possibilidade de integração com aplicações externas, tornando o trabalho remoto mais ágil, eficiente e produtivo.

Trello

O Trello é uma das aplicações mais conhecidas em gestão de projetos. Além de ajudar na organização de atividades e no cumprimento de prazos, ele promove o compartilhamento de ideias e arquivos entre os colaboradores, sem se limitar, portanto, às barreiras de um escritório físico.

Basecamp

Assim como o Trello, o Basecamp é uma ferramenta para gerir projetos. Dentre as principais vantagens de usar esse aplicativo, podemos citar a integração com outros aplicativos e a facilidade de colaboração entre as equipes. Além disso, possui recursos para bate-papos privados na plataforma.

Meet

O Google Meet se popularizou bastante no mundo corporativo em virtude do isolamento social. Muitas instituições de ensino também a adotaram, por conta do recurso de videoconferência, em que um link de uma sala virtual é disponibilizado e pode ser compartilhado para todos os participantes.

Discord

O Discord é um aplicativo de comunicação disponível nos principais sistemas operacionais. Inicialmente, a ferramenta parece ser um pouco minimalista, visto que é usada para troca de mensagens de texto e voz. No entanto, ela pode ir além, permitindo, por exemplo, a criação de servidores e canais, bem como chamadas de vídeo em grupo.

O escritório remoto se popularizou no mundo em virtude da pandemia de Covid-19. Vimos, durante o texto, que a tecnologia de nuvem é uma das mais importantes nesse sentido, promovendo não só o aumento da produtividade dos profissionais, mas também uma maior segurança da informação e mobilidade, por meio de aplicativos.

Gostou do artigo e deseja se aprofundar no tema? Então, aproveite para entender melhor como aumentar a produtividade da equipe com a tecnologia!

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