Quais as vantagens de trabalhar em home office usando o Microsoft Teams

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A situação atual que vivemos, com essa pandemia mundial, trouxe a tona uma necessidade de adaptação e mudanças para as empresas, que precisam se manter ativas e, ao mesmo tempo, proteger os seus colaboradores e familiares. Encontrar novas alternativas para continuar produzindo nesse momento, torna-se necessário, ao mesmo tempo em que gera desafios para os gestores sobre como manter as atividades.

Com isso, o home office torna-se mais adotado internamente, com as equipes trabalhando em casa e mantendo a produtividade. Para isso, é importante contar com as ferramentas adequadas em mãos para conseguir gerenciar suas equipes.

Como será que o Home office e o Microsoft Teams conseguem caminhar juntos para aumentar o desempenho e a segurança das equipes? Confira!

O que é o Microsoft Teams?

O Microsoft Teams é uma espécie de workplace online, baseado em chat, que integra pessoas, conteúdos e ferramentas em um único espaço, de forma a melhorar o engajamento dos times que estão atuando de forma remota.

Permite-se, assim, ter um gerenciamento de diversas conversas em um mesmo ambiente de controle, conseguindo conversar com os times de forma otimizada e eficiente.

Quais suas principais funcionalidades?

O Microsoft Teams tem algumas funcionalidades que são fundamentais para conseguir manter um bom trabalho durante o período de isolamento, mantendo um melhor gerenciamento dos times. Veja as principais delas a seguir.

  • envio de mensagens para os membros, substituindo a necessidade de disparo de e-mails;
  • criação de um grupo para cada projeto;
  • criação de níveis de trocas de informação, de acordo com os objetivos estabelecidos;
  • menções de membros para gerar lembrete ou notificação, bem como determinar a quem aquela mensagem está direcionada;
  • permissão para que os membros possam reagir aos comentários ou mensagens, tal como em uma rede social;
  • notificações sobre mudanças no canal (adição e remoção de membros, alteração no nome da equipe, indicação de atividades, entre outros);
  • possibilidade de chamadas de áudio e vídeo, de forma individual ou entre todos os membros da equipe;
  • possibilidade de desfoque do ambiente gravado, não gerando distrações para os demais membros sobre o local ao redor do colaborador;
  • integração com o Outlook para acompanhamento do calendário de reuniões e tarefas;
  • integração com os bots e com o Office 365, bem como outros aplicativos de produtividade (Trello, Evernote, Jira, entre outros).

Com isso, já deu para perceber que estamos falando de uma ferramenta bastante poderosa, não é mesmo?

Quais os benefícios do Microsoft Teams?

Todas as equipes em um só lugar

O Microsoft Teams é o centro do trabalho em equipe, o que significa que ele pode organizar todos os grupos colaborativos em um só lugar. Assim, não será necessário mudar de programa ou usar algum software adicional para trabalhar com uma equipe diferente ao terminar um projeto. Com o Teams, é só clicar para mudar de uma equipe para outra!

Um espaço seguro para colaborar

O Teams foi criado na nuvem do Office 365. Isso quer dizer que os arquivos, conversas e documentos compartilhados durante as conversas contam com a segurança corporativa que cada usuário precisa para poder colaborar sem medo que a informação esteja vulnerável a qualquer tipo de ataque.

Todas as aplicações que você já conhece

O Teams faz parte do Office 365, então o time pode colaborar de maneira mais eficiente e todos os seus membros têm à disposição as ferramentas do Office 365 conhecidas. Aplicações como OneNote, SharePoint e PowerBI fornecem os recursos para criar e editar documentos na própria aplicação, explorar os arquivos de seus colegas e incluir novas pessoas em seu projeto apenas adicionando um e-mail.

O poder do Skype para manter contato

Surgiram algumas complicações ou alguém da equipe não entende muito bem o documento que acabou de ser compartilhado? Para aqueles momentos em que as conversas por texto não são claras, é possível recorrer ao Skype. Todas as funções de chamada por vídeo ou conversas por áudio estão disponíveis no Teams para permitir o contato com seus colegas e realizar chamadas em grupo ou personalizadas.

Personalize seu espaço à vontade

Além de poder gerenciar todos os seus projetos e colaborações em um só lugar, o Teams permite personalizar o seu espaço de trabalho de acordo com o tipo de projeto em que você se encontra. Por meio dele é possível integrar algumas ferramentas com base no tipo de colaboração necessária, da hospedagem de sites até a inclusão de bots que se adaptam ao comportamento colaborativo de seus pares.

Como baixar e ativar a ferramenta?

A Microsoft inicialmente iria liberar o Teams para o grande público somente no período de pandemia como uma forma para obter melhores resultados no trabalho home office. Mas o desenvolvimento da solução e as solicitações dos clientes foi tão grande que será gratuito para todos.

Para ativar a ferramenta, você deve:

  • se for gestor ou colaborador, se inscrever no site na versão freemium do Teams ou então utilizando seu e-mail de trabalho;
  • profissionais de TI que trabalham para empresas que não estão licenciadas para o uso do Teams podem experimentar por meio da oferta gratuita do Office 365 E1 (duração de 6 meses).

O Home office e o Microsoft Teams podem trabalhar lado a lado para garantir a normalidade das ações em sua empresa, minimizando os impactos do momento de transformação que estamos vivendo. Apesar de parecer uma “moda” passageira, o home office é uma tendência mundial e bem implantada com as ferramenta corretas, aumenta a produtividade das equipes e proporciona uma maior qualidade de vida aos seus colaboradores.

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